Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Источник

У нашего директора личный автомобиль, он сдает в аренду его нам как организации. Как нам правильно всё оформить? Что директор будет получать, какой вид дохода: компенсация или что-то ещё? Будет ли с него браться подоходный налог или страховые взносы?

При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Для налога на прибыль и арендную плату, и услуги по управлению автомобилем включайте в расходы (Письма Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Обоснование: Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Арендную плату, как правило, в бухгалтерском учете отражают в расходах по обычным видам деятельности, а при расчете налога на прибыль учитывают в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией.

Автомобиль, полученный от арендодателя, учтите за балансом.

В расходах по обычным видам деятельности по автомобилю, используемому в целях производства и продажи товаров (работ, услуг), признайте (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

· арендную плату (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас договор аренды транспортного средства с экипажем);

· затраты на содержание и эксплуатацию автомобиля (приобретение ГСМ, мойку, проведение техобслуживания и т.п.);

· затраты на текущий и капитальный ремонт; · затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца.

При аренде автомобиля у физического лица надо дополнительно к приведенным выше проводкам сделать в бухгалтерском учете записи, связанные с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов, если вы арендуете автомобиль по договору аренды транспортного средства с экипажем. Если вы арендуете автомобиль у сотрудника, то для расчетов по арендной плате вместо счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Расходы, связанные с арендой автомобиля, при расчете налога на прибыль учитывайте следующим образом.

Плату за аренду автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности, в общем случае учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: по договору аренды транспортного средства с экипажем арендная плата состоит из двух частей: собственно платы за пользование имуществом и платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля. Для учета этой второй части в расходах вам потребуется акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (Письма Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1). По мнению Минфина России, при аренде автомобиля у физического лица (не являющегося ИП) плату за управление и техническую эксплуатацию нужно учитывать в качестве:

· расходов на оплату труда, если арендодатель-водитель не является работником вашей организации. Расход признавайте ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 21 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780);

· прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если договор аренды с экипажем заключен с работником вашей организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495). Расход признавайте на последнее число месяца (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие как затраты на приобретение ГСМ, мойку, шиномонтаж, вы сможете учесть, только если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 636, 646 ГК РФ). Затраты на техническое обслуживание вы сможете учесть, только если вы арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 644 ГК РФ). В ином случае обязанность по поддержанию надлежащего технического состояния возложена на арендодателя и ваши расходы на эти цели не будут признаны экономически обоснованными (п. 1 ст. 635, ст. 634 ГК РФ).

Расходы на ГСМ нормировать не надо. Однако для их обоснованности можно учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (Письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля учитывайте либо в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, либо в качестве материальных (п. 4 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Расходы признавайте:

3. на иные расходы (мойку, шиномонтаж и пр.):

4. на дату утверждения авансового отчета, если услуги оплачены через подотчетное лицо (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

Расходы на текущий и капитальный ремонт при расчете налога на прибыль учитывайте только в случае аренды автомобиля без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ). При аренде автомобиля с экипажем обязанность выполнять ремонт лежит на арендодателе и ваши расходы на эти цели нельзя признать экономически обоснованными (ст. 634 ГК РФ).

Расходы на ремонт признавайте в отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). При наличии в налоговом учете резерва под предстоящие ремонты ОС расходы на ремонт арендованного автомобиля спишите за счет резерва (п. п. 2, 3 ст. 260, п. 2 ст. 324 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2007 N 03-03-06/1/901).

Затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца, предусмотренное договором аренды, учитывайте в целях налогообложения в обычном порядке.

Если вы арендуете автомобиль у физического лица, не являющегося ИП, при выплате ему арендной платы (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас договор аренды транспортного средства с экипажем) удержите и перечислите в бюджет НДФЛ (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму платы за пользование имуществом не начисляйте (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Начисляйте страховые взносы на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды транспортного средства с экипажем, если договор заключен с физическим лицом, не являющимся ИП: · на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ);

· от несчастных случаев на производстве, если их уплата предусмотрена договором аренды (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

В базу для исчисления страховых взносов на ВНиМ такие выплаты не включайте (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

Источник

Автомобиль на предприятии собственный и арендованный

Расскажем, как зафиксировать документационно эксплуатацию автомобиля в служебных целях, и определим все нюансы оформления аренды транспортного средства для ООО у физического лица и компании.

Содержание статьи:

Аренда автомобиля на ООО у частного лица – как правильно арендовать авто у работника этого же ООО, или у постороннего?

Часто руководитель организации предлагает компенсировать расходы в денежном эквиваленте владельцу авто через договор аренды транспортного средства.

Во многих случаях, этот вариант возмещения расходов становится оптимальным и выгодным для обеих сторон.

Чтобы арендовать транспорт, необходимо следовать такой инструкции:

1. Обговорите все важные моменты аренды

Вопросов может быть много, поэтому ориентируйтесь, в зависимости от деятельности компании и вида транспортного средства.

2. Подготовьте документы

Рассмотрим, какие бумаги должны быть у руководителя ООО, если сделка проходит с физическим или юридическим лицом.

С кем заключается договор

Какие документы предоставить?

Физическое лицо

— Копия свидетельства о праве собственности.

— Копия свидетельства о регистрации автомобиля.

— Копия водительского удостоверения.

— Справка из банка с указанием реквизитов счета.

Юридическое лицо

— Копия устава в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации).

— Копия документа (протокола, решения) об избрании единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.).

— Копия документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента.

— Всю документацию на транспортное средство, копии.

Неважно, работает ли гражданин в компании, с которой будет заключать договор. Процедура заключения договора аренды одинакова.

3. Заключите договор аренды

Существует 4 типа договоров, при которых возможна аренда транспортных средств. О них мы писали подробно.

Определите, какой тип вам подходит, и составьте договор. В нем следует указать все важные моменты.

Например, обязательно в договоре следует прописать:

Основные виды затрат, возникающие при аренде ТС

Договор аренды авто без экипажа

Договор аренды авто с экипажем

Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля

Не предоставляет арендодатель.

Ложатся полностью на арендодателя.

Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии

Оплата труда водителя

Оплачивает работу арендатор.

Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством

Возлагается на арендодателя.

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля

По соглашению сторон.

По соглашению сторон.

Можно прописать в договоре любые вопросы, которые вас волнуют, и только после этого подписывать документ.

Образец договора аренды автомобиля без экипажа:

Готовый бланк договора аренды автомобиля с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства у физического лица можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами без экипажа можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

4. Оформите акт приема-передачи автомобиля

Готовый бланк акта приема-передачи транспортного средства можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Старайтесь указывать правдивые данные об автомобиле, иначе ремонтировать транспорт потом придется самостоятельно (конечно, если не будет прописано в договоре другое).

5. Подготовьте документы, подтверждающие транспортные расходы

Чтобы бухгалтерия приняла ваши расходы по транспорту, нужно документально их подтвердить.

Оформите такие бумаги:

Можно приложить и другие документы. Главное, чтобы они отражали транспортные расходы.

Образец путевого листа:

Пример заполнения путевого листа:

Оформляется путевой лист по форме, установленной бухгалтерией. Поэтому самостоятельно их оформлять не нужно. Получите форму, а затем впишите данные.

Нюансы аренды ТС для ООО у другого ООО или ИП – что предусмотреть?

Условий заключения договора аренды с другой компанией нет. Все нюансы обговариваются сторонами и прописываются в договоре.

Например, следует обсудить:

Не забудьте про доверенность! Если заключается договор с представителем ООО или ИП, то у него должна быть оформлена доверенность, причем обязательно заверенная нотариусом!

По сути, если следовать инструкции, то проблем с оформлением у вас не возникнет.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31

Последние новости

Принят закон, который обязывает родителей после развода обеспечить детей жильем

Новый Закон об обязанности родителей после развода обеспечить детей жильем внесет изменения в статью 86 Семейного кодекса РФ, в которой до этого были прописаны лишь обязательства по выплате алиментов на лечение и реабилитацию ребенка после развода.

Пенсии работающих пенсионеров наконец-то будут тоже проиндексированы – об этом сообщила Сопредседатель профильной рабочей группы по Конституции России Талия Хабриева. Напомним, что пенсии трудящихся пенсионеров, в том числе имеющих инвалидность, не индексировались с 2016 года. Это было обусловлено сложной экономической ситуацией в стране, но вовсе не было справедливо – об этом говорили и сами пенсионеры, и эксперты из ПФР и соцзащиты.

Изменения в ОМС в 2020 году – новые анализы в списке бесплатных, новые правила лечения

Источник

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Источник