Автомобиль организации что нужно сотруднику

Содержание
  1. Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля
  2. Вариант первый. Ссуда
  3. Вариант второй. Аренда
  4. Вариант третий. Компенсация
  5. Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
  6. Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
  7. Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
  8. Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
  9. Учет расходов в целях налогообложения для компании
  10. Путевой лист
  11. Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
  12. Вариант 1. Ссуда
  13. Вариант 2. Аренда
  14. Вариант 3. Компенсация
  15. Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации
  16. Способы арендовать транспорт у работника для служебных целей
  17. Как заключить договор с физическим лицом?
  18. Если личная машина без экипажа
  19. При сдаче средства с экипажем
  20. Акт приема-передачи
  21. Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
  22. «Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
  23. Кадровые документы
  24. Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
  25. Особенности налогообложения
  26. НДФЛ и код доходов
  27. Транспортный налог

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля

«Требуется водитель с собственным а/м. Стабильная зарплата, оплата ГСМ». Объявления с вакансиями подобного рода встречаются достаточно часто. Однако оформить отношения с работниками, использующими для служебных поездок собственную машину, можно тремя разными способами. И каждый из них имеет налоговые нюансы.

Вариант первый. Ссуда

Плюсы:

Минусы:

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной (договор ссуды). Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации (учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Поэтому фирма может учитывать не только расходы на ГСМ (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), но и расходы по ремонту (текущему и капитальному), техобслуживанию, страхованию и так далее (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документальное оформление данных расходов будет в точности таким же, как и по собственному транспорту организации. То есть для учета расходов, помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, услуг по страхованию и т п.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Договор ссуды избавит организацию и от проблем с единым социальным налогом и НДФЛ. Ведь по договору ссуды никаких выплат за предоставление машины в пользу сотрудника не производится (он может получать более высокую зарплату чем та, которую ему установили бы при работе на автомобиле организации). Соответственно базы для начисления налога не возникает.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможность использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Для этого нужно всего лишь оформить приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные.

Вариант второй. Аренда

Плюсы:

Минусы:

Если помимо компенсации стоимости ГСМ работодатель планирует выплачивать сотруднику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды уже не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, ТО и страховку. Но при условии, что эти обязанности арендатора прямо зафиксированы в договоре (ст. 644 и 646 ГК РФ, пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в данном случае оформлять нужно договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо. В то же время законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда в этом случае существует риск доначисления ЕСН, т.к. налоговая может посчитать, что на деле заключен договор аренды с экипажем).

Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Одновременно арендная плата является доходом сотрудника (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант третий. Компенсация

Плюсы:

Заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Минусы:

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае нет необходимости заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса гласит: если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).
Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации за износ, а не оплаты ГСМ!), который можно учесть при налогообложении ограничен (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1,2 тыс. руб. в месяц. А для более мощных авто — 1,5 тыс. руб. в месяц.

А вот ЕСН и НДФЛ компенсация облагаться не будет. Причем, независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ст. 238 и 217 НК РФ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций. Главное, чтобы они выплачивались в соответствии с законодательством, то есть по правилам статьи 188 ТК РФ.

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и ТО, так как они не являются доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает ст. 41 НК РФ. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Ведь для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Источник

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

Читайте также:  Автомобиль с расходом топлива 4 литра на 100

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Путевой лист

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Источник

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

Минусы:

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Заполнить путевой лист с обязательными реквизитами в веб‑сервисе

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

Минусы:

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Читайте также:  Автомобиль маз грузоподъемность 10 тонн

Вести учет и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС через интернет

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

Минусы:

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник

Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации

Порой организация остро нуждается в служебных транспортных средствах, однако не может позволить себе их покупку. В таких случаях всегда может помочь аренда. При этом в роли арендодателей могут выступать не только сторонние юридические лица, но и сотрудники компании. Однако в подобных случаях следует учитывать множество особенностей аренды, которые касаются бухгалтерского учета, составления договора и уплаты налогов.

Способы арендовать транспорт у работника для служебных целей

Использование транспортного средства одного из сотрудников в интересах компании можно реализовать по-разному. Существует два варианта:

Как заключить договор с физическим лицом?

Теперь о том, облагается ли сделка по аренде авто страховыми взносами. Если юридическое лицо отдало предпочтение аренде без экипажа, то собственник транспортного средства также должен предоставить свидетельство о регистрации авто, талон техосмотра и страховку. При этом оплачивать страховую премию может как арендатор, так и арендодатель — этот пункт обговаривается при заключении соглашения.

Договор аренды транспортного средства между организацией и ее сотрудником не имеет установленного формата. Также нет необходимости заверять его у нотариуса. Бланк находится в свободном доступе в сети. Его можно скачать и заполнить от руки или же на компьютере.

В ч.3 ст.607 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что договор не может считаться заключенным, если в нем не прописаны основные характеристики транспортного средства, которые включают:

Если личная машина без экипажа

Аренда транспортного средства без услуг по управлению и технической эксплуатации регулируются пар.3 ч.2 гл.34 ГК РФ. Существует перечень условий, которые считаются обязательными при заключении договора, а их несоблюдение — достаточная причина для признания сделки недействительной. Среди них:

При заключении договора собственнику следует обратить внимание на возможность арендатора передавать транспортное средство в субаренду третьим лицам. Чтобы не попасть в подобную ситуацию, следует добавить в документ соответствующий запрет. Также, если автомобиль будет использоваться для перевозки грузов, владельцу лучше отразить, какие из них соответствуют целям аренды (об особенностях аренды грузового автомобиля вы узнаете здесь).

Если в результате ДТП третьим лицам был причинен вред либо автомобиль был поврежден или утерян, то арендатор несет за происшествие ответственность лишь в случае признания его виновным.

Также в договоре рекомендуется отразить следующие пункты:

При сдаче средства с экипажем

Оформление договора аренды транспортного средства с экипажем на основании пар.3 ч.1 гл.34 ГК РФ у одного из сотрудников организации представляет некоторые трудности. Дело в том, что в таком случае арендодатель должен быть зарегистрирован в качестве хотя бы индивидуального предпринимателя (об особенностях сделки между ИП можно узнать тут). Это необходимо, поскольку экипаж будет оформлен как работник компании арендодателя. Потому выходит, что сотрудник при аренде должен будет нанять на работу сам себя.

Читайте также:  Автосалоны в сызрани автомобили цены

В обход этого правила наем автомобиля с экипажем у собственного сотрудника происходит с заключением сразу двух договоров:

Сначала заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Затем работодатель должен подготовить соглашение, по которому сотрудник-арендодатель принимает на себя обязанности по управлению автомобилем. В соглашении необходимо обязательно прописать, что управление авто будет осуществляться исключительно в интересах организации, что сотрудник не имеет права использовать ТС в рабочее время в личных целях.

В рамках подобных правовых отношений сотрудник компании получает:

Акт приема-передачи

Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.

Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.

Акт делится на три части:

Подробнее о значении и правильном оформлении акта приема-передачи читайте в нашем материале.

Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?

«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).

Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.

Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:

Зачастую ПФР и ФСС рассматривают выплаты сотрудникам по аренде их личных транспортных средств в качестве одной из форм скрытой оплаты труда. Путевые листы помогают доказать факт эксплуатации авто.

Также для подтверждения маршрута служебного автомобиля можно составлять отчет о его движении по данным GPS-навигатора. В этом документе необходимо прописать характеристики авто, точное время начала и окончания движения, преодоленное расстояние.

«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто

Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.

Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.

Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:

Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).

Кадровые документы

С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.

Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.

Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.

Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:

При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.

В основной части указывают:

Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто

Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:

Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.

Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:

Особенности налогообложения

Налоговые обязательства арендатора автотранспорта зависят от того, какие затраты возложены не него по результатам заключения договора с физическим лицом, и от выбранной компанией системы налогообложения (общей или упрощенной).

Если юридическое лицо сделало выбор в пользу общей системы налогообложения, то учитывать арендную плату придется в составе расходов на последнее число отчетного периода. Прочие расходы, которые включают ГСМ, оплату парковки и проезд на платных дорогах, учитываются по датам документов, подтверждающих операции (чеки, квитанции). В случае с упрощенной системой расходы учитываются лишь после их произведения и оплаты.

Для обеих систем налогообложения обязательна экономическая обоснованность затрат и их документальное подтверждение.

НДФЛ и код доходов

Плата, которую получает сотрудник-арендатор облагается налогом в соответствии с НК РФ. Налоговым агентом в этом случае выступает организация-арендатор. Ее задача удержать необходимую сумму из тех средств, которые будут выплачены работнику за автомобиль.

Процент, удерживаемый государством, зависит от статуса работника. Если сотрудник — резидент РФ, то ставка составит 13%. В противном случае она увеличится до 30%.

Удержанная сумма должна быть переведена в бюджет не позднее, чем через 24 часа после получения дохода сотрудником. Средства считаются выплаченными после получения служащим средств из кассы или после их перевода на расчетный счет.

Если при заключении соглашения было решено, что арендатор будет самостоятельно покрывать все расходы, связанные с ремонтом авто, то деньги, предназначенные на эти цели, также буду считаться доходом арендодателя. Их придется учитывать при уплате налогов. Однако расходы на топливо, парковку, проезд на платных дорогах не идут в расчет, поскольку рассматриваются в качестве трат, которые арендатор совершает в собственных интересах.

При расчете придется использовать форму 6-НДФЛ, в которой выплата средств за аренду предприятием авто у физического лица указывается в следующих пунктах:

Налоги по арендованному предприятием автотранспорту отражаются в строках:

Даты операций отражаются в пунктах:

В случае с 2-НДФЛ код зависит от того, какие услуги предоставляет собственник. Таким образом, если авто сдается в наем без услуг водителя, то в отчетности используется код 2400. Если же осуществляется аренда с экипажем, то возможно 2 варианта:

Организация отчитывается в ФНС в стандартном порядке. Конкретная инспекция зависит от места регистрации компании, не арендодателя.

Транспортный налог

Организация ни в коем случае не должна выплачивать подобные сборы. Даже в договоре или перечне расходов нельзя отразить эту сумму. Единственная возможность освободиться от необходимости уплаты налога — повысить арендную плату, чтобы покрыть ее.

Согласно ст. 143 НК РФ наем личного автомобиля сотрудника не облагается налогом на добавленную стоимость. В случае аренды ТС с экипажем необходимость начисления зависит от вида затрат и условий, оговоренных в соглашении.

Если затраты на ремонт авто покрывает арендатор, то эти средства рассматриваются в качестве дохода служащего. Потому работодатель должен начислить налог на добавленную стоимость с средств, потраченных на восстановление ТС. К исключениям относят случай, при котором арендатор восстанавливает автомобиль, поврежденный по его собственной вине.

Аренда транспорта сотрудника требует грамотного отражения операций при бухгалтерском учете. Кроме того, операцию придется отразить и в отчетности по налогам. Потому при составлении документов следует быть особо внимательным.

Источник

Ответы на популярные вопросы
Adblock
detector