Автомобиль предприятия находился у работника

Содержание
  1. Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации
  2. Способы арендовать транспорт у работника для служебных целей
  3. Как заключить договор с физическим лицом?
  4. Если личная машина без экипажа
  5. При сдаче средства с экипажем
  6. Акт приема-передачи
  7. Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
  8. «Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
  9. Кадровые документы
  10. Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
  11. Особенности налогообложения
  12. НДФЛ и код доходов
  13. Транспортный налог
  14. Использование служебного автомобиля в личных целях
  15. Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях
  16. Оформление аренды служебного автомобиля на работника
  17. Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов
  18. Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее
  19. Автомобиль сотрудника используется в интересах фирмы

Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации

Порой организация остро нуждается в служебных транспортных средствах, однако не может позволить себе их покупку. В таких случаях всегда может помочь аренда. При этом в роли арендодателей могут выступать не только сторонние юридические лица, но и сотрудники компании. Однако в подобных случаях следует учитывать множество особенностей аренды, которые касаются бухгалтерского учета, составления договора и уплаты налогов.

Способы арендовать транспорт у работника для служебных целей

Использование транспортного средства одного из сотрудников в интересах компании можно реализовать по-разному. Существует два варианта:

Как заключить договор с физическим лицом?

Теперь о том, облагается ли сделка по аренде авто страховыми взносами. Если юридическое лицо отдало предпочтение аренде без экипажа, то собственник транспортного средства также должен предоставить свидетельство о регистрации авто, талон техосмотра и страховку. При этом оплачивать страховую премию может как арендатор, так и арендодатель — этот пункт обговаривается при заключении соглашения.

Договор аренды транспортного средства между организацией и ее сотрудником не имеет установленного формата. Также нет необходимости заверять его у нотариуса. Бланк находится в свободном доступе в сети. Его можно скачать и заполнить от руки или же на компьютере.

В ч.3 ст.607 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что договор не может считаться заключенным, если в нем не прописаны основные характеристики транспортного средства, которые включают:

Если личная машина без экипажа

Аренда транспортного средства без услуг по управлению и технической эксплуатации регулируются пар.3 ч.2 гл.34 ГК РФ. Существует перечень условий, которые считаются обязательными при заключении договора, а их несоблюдение — достаточная причина для признания сделки недействительной. Среди них:

При заключении договора собственнику следует обратить внимание на возможность арендатора передавать транспортное средство в субаренду третьим лицам. Чтобы не попасть в подобную ситуацию, следует добавить в документ соответствующий запрет. Также, если автомобиль будет использоваться для перевозки грузов, владельцу лучше отразить, какие из них соответствуют целям аренды (об особенностях аренды грузового автомобиля вы узнаете здесь).

Если в результате ДТП третьим лицам был причинен вред либо автомобиль был поврежден или утерян, то арендатор несет за происшествие ответственность лишь в случае признания его виновным.

Также в договоре рекомендуется отразить следующие пункты:

При сдаче средства с экипажем

Оформление договора аренды транспортного средства с экипажем на основании пар.3 ч.1 гл.34 ГК РФ у одного из сотрудников организации представляет некоторые трудности. Дело в том, что в таком случае арендодатель должен быть зарегистрирован в качестве хотя бы индивидуального предпринимателя (об особенностях сделки между ИП можно узнать тут). Это необходимо, поскольку экипаж будет оформлен как работник компании арендодателя. Потому выходит, что сотрудник при аренде должен будет нанять на работу сам себя.

В обход этого правила наем автомобиля с экипажем у собственного сотрудника происходит с заключением сразу двух договоров:

Сначала заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Затем работодатель должен подготовить соглашение, по которому сотрудник-арендодатель принимает на себя обязанности по управлению автомобилем. В соглашении необходимо обязательно прописать, что управление авто будет осуществляться исключительно в интересах организации, что сотрудник не имеет права использовать ТС в рабочее время в личных целях.

В рамках подобных правовых отношений сотрудник компании получает:

Акт приема-передачи

Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.

Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.

Акт делится на три части:

Подробнее о значении и правильном оформлении акта приема-передачи читайте в нашем материале.

Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?

«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).

Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.

Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:

Зачастую ПФР и ФСС рассматривают выплаты сотрудникам по аренде их личных транспортных средств в качестве одной из форм скрытой оплаты труда. Путевые листы помогают доказать факт эксплуатации авто.

Также для подтверждения маршрута служебного автомобиля можно составлять отчет о его движении по данным GPS-навигатора. В этом документе необходимо прописать характеристики авто, точное время начала и окончания движения, преодоленное расстояние.

«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто

Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.

Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.

Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:

Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).

Кадровые документы

С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.

Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.

Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.

Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:

При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.

В основной части указывают:

Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто

Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:

Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.

Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:

Особенности налогообложения

Налоговые обязательства арендатора автотранспорта зависят от того, какие затраты возложены не него по результатам заключения договора с физическим лицом, и от выбранной компанией системы налогообложения (общей или упрощенной).

Если юридическое лицо сделало выбор в пользу общей системы налогообложения, то учитывать арендную плату придется в составе расходов на последнее число отчетного периода. Прочие расходы, которые включают ГСМ, оплату парковки и проезд на платных дорогах, учитываются по датам документов, подтверждающих операции (чеки, квитанции). В случае с упрощенной системой расходы учитываются лишь после их произведения и оплаты.

Для обеих систем налогообложения обязательна экономическая обоснованность затрат и их документальное подтверждение.

НДФЛ и код доходов

Плата, которую получает сотрудник-арендатор облагается налогом в соответствии с НК РФ. Налоговым агентом в этом случае выступает организация-арендатор. Ее задача удержать необходимую сумму из тех средств, которые будут выплачены работнику за автомобиль.

Читайте также:  Автомобиль сатурн вуе отзывы

Процент, удерживаемый государством, зависит от статуса работника. Если сотрудник — резидент РФ, то ставка составит 13%. В противном случае она увеличится до 30%.

Удержанная сумма должна быть переведена в бюджет не позднее, чем через 24 часа после получения дохода сотрудником. Средства считаются выплаченными после получения служащим средств из кассы или после их перевода на расчетный счет.

Если при заключении соглашения было решено, что арендатор будет самостоятельно покрывать все расходы, связанные с ремонтом авто, то деньги, предназначенные на эти цели, также буду считаться доходом арендодателя. Их придется учитывать при уплате налогов. Однако расходы на топливо, парковку, проезд на платных дорогах не идут в расчет, поскольку рассматриваются в качестве трат, которые арендатор совершает в собственных интересах.

При расчете придется использовать форму 6-НДФЛ, в которой выплата средств за аренду предприятием авто у физического лица указывается в следующих пунктах:

Налоги по арендованному предприятием автотранспорту отражаются в строках:

Даты операций отражаются в пунктах:

В случае с 2-НДФЛ код зависит от того, какие услуги предоставляет собственник. Таким образом, если авто сдается в наем без услуг водителя, то в отчетности используется код 2400. Если же осуществляется аренда с экипажем, то возможно 2 варианта:

Организация отчитывается в ФНС в стандартном порядке. Конкретная инспекция зависит от места регистрации компании, не арендодателя.

Транспортный налог

Организация ни в коем случае не должна выплачивать подобные сборы. Даже в договоре или перечне расходов нельзя отразить эту сумму. Единственная возможность освободиться от необходимости уплаты налога — повысить арендную плату, чтобы покрыть ее.

Согласно ст. 143 НК РФ наем личного автомобиля сотрудника не облагается налогом на добавленную стоимость. В случае аренды ТС с экипажем необходимость начисления зависит от вида затрат и условий, оговоренных в соглашении.

Если затраты на ремонт авто покрывает арендатор, то эти средства рассматриваются в качестве дохода служащего. Потому работодатель должен начислить налог на добавленную стоимость с средств, потраченных на восстановление ТС. К исключениям относят случай, при котором арендатор восстанавливает автомобиль, поврежденный по его собственной вине.

Аренда транспорта сотрудника требует грамотного отражения операций при бухгалтерском учете. Кроме того, операцию придется отразить и в отчетности по налогам. Потому при составлении документов следует быть особо внимательным.

Источник

Использование служебного автомобиля в личных целях

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

Источник

Автомобиль сотрудника используется в интересах фирмы

Как быть, если для ведения деятельности необходим транспорт, но у компании нет средств на его приобретение? Воспользоваться личным автомобилем сотрудника. О том, как заключить подобную сделку, а также о порядке отражения операций в налоговом и бухгалтерском учете, читайте в статье.

Существует несколько вариантов оформления отношений между работодателем и работником для использования имущества последнего в коммерческой деятельности организации. Во-первых, за использование автомобиля в интересах фирмы нередко выплачивается компенсация. Во-вторых, можно заключить договор аренды автомобиля, причем как с экипажем, так и без него. И, наконец, в-третьих, оформить договор ссуды. От того, как составлена сделка, зависит налогообложение расходов, исчисление ЕСН и НДФЛ с сумм выплат сотруднику за предоставление им личного автомобиля организации. Различные варианты оформления операций по использованию автомобиля сотрудника и правила исчисления налогов в каждом из них представлены в таблице на следующей странице.

Читайте также:  Автомобиль тигр гражданский вариант характеристики цена

Компенсация

Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др. Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Такое требование содержится в статье 188 Трудового кодекса. Выплаты начисляются на основании приказа руководителя. Работник обязан представить нотариально заверенную копию техпаспорта, а если он пользуется автомобилем по доверенности — еще и доверенность собственника автомобиля. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах. Такие рекомендации по документальному оформлению компенсационных выплат приведены, например, в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63.

Налог на прибыль

Легковые автомобили и мотоциклы. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правда, только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление № 92). Для легковых автомобилей размер ежемесячной компенсации зависит от объема двигателя и составляет при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб. При использовании мотоциклов сумма компенсации равна 600 руб. в месяц. Работодатель вправе установить большую сумму. Но часть выплат, превышающих нормы расходов, утвержденные постановлением № 92, не уменьшает налоговую базу (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Суммы компенсации в пределах норм можно учесть лишь при наличии необходимых документов, подтверждающих обоснованность расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как уже упоминалось, это письменное соглашение, приказ руководителя, копии документов на автомобиль, должностная инструкция, из которой следует, что работа сотрудника носит разъездной характер, а также путевые листы.

Работник ООО «Ваше право» С.М. Шухов является консультантом по внедрению и отладке работы справочно-правовой системы, распространяемой организацией. Установка, наладка и обновление программы проводятся на территории заказчика. То есть работа С.М. Шухова носит разъездной характер. По согласованию с руководством он использует личный легковой автомобиль. Между работником и работодателем заключено приложение к трудовому договору — соглашение. По соглашению работнику за использование личного автотранспорта в производственных целях выплачивается компенсация, состоящая из двух частей — постоянной и переменной, за износ имущества — 1100 руб. в месяц, а также компенсация расходов на ГСМ и техобслуживание в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. С.М. Шухов предъявил в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта легкового автомобиля с объемом двигателя 1,8 л. На каждую поездку работник составляет путевой лист, в котором отражает цель поездки и фактический расход топлива. Он также прилагает документы, подтверждающие затраты (чеки ККТ с автозаправок и т. д.).

В апреле 2008 года в соответствии с путевыми листами С.М. Шухов израсходовал на служебные поездки 100 л бензина. Его стоимость — 20 руб./л. Документы, подтверждающие оплату работником топлива, имеются. Сумма компенсации за месяц равнаа 3100 руб. (1100 руб. + 20 руб./л#100 л). Руководитель 30 апреля 2008 года подписал приказ о выплате данной суммы С.М. Шухову.

Объем рабочего двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см, поэтому для целей налогообложения организация имеет право учесть в расходах только 1200 руб. (согласно постановлению № 92). Оставшаяся сумма компенсации в размере 1900 руб. (3100 руб. – 1200 руб.) не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Таблица. Налогообложение расходов при эксплуатации личного автомобиля сотрудника

Вариант оформления

Налог на прибыль*

НДФЛ

Компенсация за использование легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм**

Учитываются в составе прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)

Не полежит налогообложению (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ)

Не подлежит налогообложению (п. 3 ст. 217 НК РФ)

Компенсация за использование легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм

Не уменьшают налоговую базу (п. 38 ст. 270 НК РФ)

Не подлежит налогообложению (п. 3 ст. 236 НК РФ)

Облагаются налогом (п. 1 ст. 210 НК РФ)

Договор аренды без экипажа

Учитываются в прочих расходах:
— арендная плата (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— расходы, связанные с эксплуатацией (оплата ГСМ и т. п.) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— страхование (ст. 263 НК РФ); — ремонт (текущий и капитальный) (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)

Не подлежит налогообложению (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ)

Сумма арендной платы облагается налогом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ)

Договор аренды с экипажем

Учитываются в прочих расходах:
— арендная плата (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— расходы, связанные с эксплуатацией (если в договоре не предусмотрено иное) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— страхование (если прямо предусмотрено в договоре) (ст. 263 НК РФ).
Не учитывается в налоговой базе текущий и капитальный ремонт (ст. 634 ГК РФ, п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ)

Не подлежит налогообложению стоимость аренды (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ).
В объект налогообложения включается вознаграждение за услуги по управлению автомобилем и технической эксплуатации (п. 1 ст. 236 НК РФ). Указанные суммы в договоре выделены отдельно

Сумма арендной платы облагается налогом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ)

Договор безвозмездного пользования

Экономическая выгода включается в состав внереализационных доходов (п. 8 ст. 250 НК РФ)

Отсутствует объект налогообложения

При отсутствии дохода у физического лица отсутствует объект налогообложения

* При условии соответствия критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ.
** Компенсация за использование грузовых автомобилей признается в налоговом учете в размере, установленном соглашением. Кроме того, эта сумма не облагается НДФЛ при экономической обоснованности и документальном подтверждении (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Транспорт может использоваться с различной интенсивностью. Например, если работник заболел или ушел в отпуск, его автомобиль в служебных целях не эксплуатируется. Поэтому при определении размера компенсации надо учитывать интенсивность эксплуатации автотранспорта организацией. Сказанное относится и к определению размера выплат, учитываемых для целей налогообложения. Ведь если работник не использовал личный автомобиль в служебных целях в течение месяца, оснований для выплаты компенсации нет. Если по делам службы он ездил не полный месяц, норма, утвержденная постановлением № 92, должна быть пропорционально уменьшена. Такая позиция Минфина России заявлена в письме от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63.

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, 14 апреля 2008 года работник ушел в отпуск. То есть он использовал свой автомобиль в производственных целях только в течение девяти рабочих дней. За это время фактический расход бензина составил 30 л.

Сумма компенсации за износ автомобиля рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней в месяце и составляет 450 руб. (1100 руб.#9 дн. : : 22 дн.), где 22 дн. — количество рабочих дней в апреле. Таким образом, на основании приказа руководителя сотруднику будет компенсировано 1050 руб. (450 руб. + + 20 руб./л#30 л). Предельная сумма, учитываемая при исчислении налога на прибыль, равна 1200 руб. Правда, с учетом корректировки в налоговую базу можно включить только 491 руб. (1200 руб.#9 дн. : 22 дн.).

Грузовые автомобили. Бывает, что в служебных целях используется не легковой, а грузовой автомобиль сотрудника (например, «Газель»). Порядок оформления документов для расчета и выплаты суммы компенсации такой же, как и для «легковушек». Но для целей налогообложения указанные расходы не нормируются. Они учитываются в полном размере, предусмотренном соглашением о компенсации, в составе прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Конечно, если выполнены требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса и затраты экономически обоснованны и документально подтверждены.

ЗАО «Млечный путь» заключило соглашение с работником В.Н. Носовым, являющимся водителем, на использование его грузового автомобиля «Газель» в служебных целях (развоз товара со склада в магазины). Ежемесячный размер компенсации равен фактической величине расходов, связанных с эксплуатацией транспорта. В апреле 2008 года такие расходы составили 6500 руб., что подтверждено необходимыми документами, включая заполненные должным образом путевые листы. Вся сумма учитывается для целей налогообложения прибыли.

Единый социальный налог

Объектом обложения по ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), к которым, в частности, относится возмещение расходов за использование личного имущества работника в служебных целях. Так как специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения ЕСН не предусмотрено, организации используют нормы расходов, утвержденные постановлением № 92. При этом сами выплаты могут быть произведены в размерах, закрепленных локальным нормативным актом организации.

Читайте также:  Аккумуляторы для автомобилей на английском

Сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику, в пределах норм, утвержденных постановлением № 92, не облагается ЕСН на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ.

Сверхнормативные выплаты за эксплуатацию легковых автомобилей не облагаются единым социальным налогом, так как не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль согласно пункту 38 статьи 270 НК РФ (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Объект обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и база по их начислению совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Следовательно, взносы в Пенсионный фонд на суммы компенсаций также не начисляются.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ, в частности, установленные законодательством суммы компенсационных выплат в пределах норм. Суммы компенсации за использование личного легкового автомобиля (мотоцикла) работника в служебных целях в размере, утвержденном постановлением № 92, не включаются в налоговую базу по НДФЛ. Сумма компенсации, превышающая утвержденные нормы, облагается этим налогом.

Выплаты за использование грузовых автомобилей при условии экономической обоснованности и документального подтверждения освобождаются от налогообложения в полной сумме, установленной соглашением.

Бухгалтерский учет

Компенсации, выплачиваемые работнику за использование его имущества в производственных целях, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Для расчетов с работником по данным выплатам используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Поскольку суммы компенсаций по легковым автомобилям и мотоциклам сверх норм не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, в бухучете образуется постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Воспользуемся условиями примера 1. Рассмотрим порядок отражения операций в бухгалтерском учете. Напомним, что общая сумма компенсации за месяц составила 3100 руб., для целей налогообложения учтено 1200 руб. То есть возникает постоянная разница 1900 руб. (3100 руб. – 1200 руб.). Соответствующее ей постоянное налоговое обязательство составит 456 руб. (1900 руб.#24%). В бухгалтерском учете организации будут сделаны записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 73
— 3100 руб. — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 456 руб. — признано постоянное налоговое обязательство.

При выплате компенсации с суммы, превышающей установленные нормы, необходимо удержать НДФЛ в размере 247 руб. (1900 руб.#13%). В бухгалтерском учете это отражается так:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 247 руб. — начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
— 2853 руб. (3100 руб. – 247 руб.) — выплачена сотруднику компенсация за вычетом НДФЛ.

Договор аренды

Право на использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы закрепляется в договоре аренды. Порядок его заключения изложен в главе 34 ГК РФ. Транспортное средство можно арендовать как с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации, так и без таковых. В любом случае договор составляется в письменной форме (ст. 633 и 643 ГК РФ). При заключении договора аренды автотранспортного средства с работником компенсация, предусмотренная в статье 188 ТК РФ, не выплачивается.

Налог на прибыль

Затраты на аренду имущества включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На это указано в подпункте 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако помимо арендной платы, определенной в договоре, организация может нести и другие расходы, например, на покупку топлива, ремонт, страхование автомобиля. Порядок учета таких затрат зависит от вида договора аренды транспортного средства. Необходимым условием признания расходов для целей налогообложения является их соответствие критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Иначе говоря, затраты должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.

Аренда с экипажем. Расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (ГСМ, мойка, автостоянка и др.), несет арендатор, если в договоре не предусмотрено иное. Основание — статья 636 Гражданского кодекса. Таким образом, подобные затраты могут быть учтены для целей налогообложения. Обязанность страховать транспортное средство (в том числе ответственность за ущерб) по умолчанию возлагается на арендодателя (ст. 637 ГК РФ). Расходы организации на страховку не включаются в состав расходов, если в договоре не указано, что транспортное средство страхует арендатор.

Аренда без экипажа. Расходы на содержание и страхование арендованного транспортного средства, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, при аренде без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации несет арендатор. Естественно, если иное не предусмотрено в договоре аренды. Об этом говорится в статьях 644 и 646 Гражданского кодекса. Значит, при условии экономической обоснованности и документального подтверждения такие расходы могут быть учтены в налоговой базе по налогу на прибыль. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81.

СПРАВКА
Арендуем автомобиль у индивидуального предпринимателя

Не всегда есть возможность арендовать автомобиль у сотрудников. При заключении договора с физическим лицом, не работающим в организации, порядок налогообложения выплат по договору аренды, в частности ЕСН и НДФЛ, будет аналогичным.

Другое дело, когда арендодателем является индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в установленном законодательством порядке и оказывающий транспортные услуги. Тогда вознаграждение, выплачиваемое по договору, не облагается ЕСН. Основание — пункт 1 статьи 236 НК РФ. Однако необходимо учитывать, что индивидуальный предприниматель будет уплачивать ЕСН с дохода, полученного по данному договору, за минусом расходов, связанных с его исполнением. Кроме того, поскольку водители являются работниками индивидуального предпринимателя — арендодателя, он признается также плательщиком ЕСН с выплат, производимых в пользу водителей по заключенным с ними трудовым договорам, предметом которых является оказание услуг по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации. Организация не признается и налоговым агентом по НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Значит, удерживать налог при выплате предпринимателю дохода не нужно.

Индивидуальный предприниматель должен представить в организацию копии свидетельств о регистрации и постановке на учет в налоговом органе. При отсутствии таких документов налоги исчисляются в общеустановленном порядке.

Единый социальный налог

На основании пункта 1 статьи 236 НК РФ к объекту налогообложения не относятся, в частности, выплаты, производимые в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества. К таким договорам относятся и договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем). Поэтому арендная плата, выплачиваемая работнику за аренду транспортного средства, а также возмещение расходов по эксплуатации автомобиля не являются объектом налогообложения ЕСН и объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Такие разъяснения содержатся, например, в письме Минфина России от 13.07.2007 № 03-04-06-02/138.

Что касается договора аренды с экипажем, вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации облагаются ЕСН в общеустановленном порядке.

Величину платы за аренду имущества и вознаграждение за услуги следует указать в договоре отдельными суммами. Иначе в налоговую базу по ЕСН придется включить всю сумму арендной платы.

Налог на доходы физических лиц

НДФЛ уплачивают физические лица — налоговые резиденты РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации и не являющиеся налоговыми резидентами (ст. 207 НК РФ). К доходам от источников в РФ относятся, в частности, доходы, полученные от сдачи в аренду имущества, находящегося в России (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Полученное работником вознаграждение по договору аренды облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Арендованный автомобиль организация отражает на счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, зафиксированной в договоре. Основание — акт приемки-передачи транспортного средства. По окончании срока аренды имущество списывается с забалансового счета. Арендная плата учитывается в расходах по обычным видам деятельности.

Безвозмездное пользование

Нередко физическое лицо (обычно владелец фирмы) передает собственный автомобиль в безвозмездное пользование. Сделка оформляется договором ссуды (гл. 36 ГК РФ). Иными словами, организация не выплачивает вознаграждений и компенсаций. Однако ошибочно полагать, что в таком случае у нее не возникает объекта налогообложения. Дело в том, что, пользуясь имуществом безвозмездно, она получает экономическую выгоду, которая должна быть учтена в качестве внереализационного дохода при исчислении налога на прибыль. Этот доход оценивается исходя из рыночных цен на аренду подобного имущества. Данная позиция изложена в письме Минфина России от 04.04.2007 № 03-03-06/4/37.

Артельных И.В.
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский Налоговый Курьер» №11 за 2008 год

Источник

Ответы на популярные вопросы